Descripción Acciones
Ámbito territorial: Administración General del Estado
Puesta en marcha: 2006
Ejecutante: Mityc
Descripción: Sigem permitirá que el ciudadano pueda solicitar telemáticamente una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago, desde su casa; recibir noticias del estado de su petición, información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones. Es un proyecto de modernización y actualización de las administraciones locales, dotándolas de un sistema, que pueda reunir en formato electrónico, toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Expedientes y Archivo. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando firma electrónica, claves concertadas, e incluso e-DNI cuando éste esté disponible, garantizándose la confidencialidad y privacidad de sus datos. Para más información se recomienda visitar el apartado de Sigem dentro de la web de Avanza Local.
Sigem permitirá que el ciudadano pueda solicitar telemáticamente una subvención, una ayuda, una licencia, o realizar un pago, desde su casa; recibir noticias del estado de su petición, información sobre la falta de algún documento e indicaciones de cómo anexarlo, para recibir, finalmente, una notificación del resultado de sus gestiones.
Es un proyecto de modernización y actualización de las administraciones locales, dotándolas de un sistema, que pueda reunir en formato electrónico, toda la documentación de un expediente, integrando los tradicionales subsistemas de Registro, Expedientes y Archivo. En esta relación con su Ayuntamiento, el ciudadano podrá identificarse utilizando firma electrónica, claves concertadas, e incluso e-DNI cuando éste esté disponible, garantizándose la confidencialidad y privacidad de sus datos.
Para más información se recomienda visitar el apartado de Sigem dentro de la web de Avanza Local.
Acciones: Sigem realiza diferentes actuaciones en función del área hacia la que vaya destinada: Registro. Aplicación de registro de documentos de entrada/salida, basada en la normativa Sicres v3, que permite las siguientes funcionalidades: Anexión de documentos en formato electrónico. Sellado electrónico de documentos. Búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros. Impresión de justificantes o certificados de registro. Emisión de listados e informes. Mecanismos de cotejo y compulsa electrónica de documentos. El sistema está dotado de los mecanismos necesarios de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados. Tramitación Electrónica. Conjunto de servicios a disposición del ciudadano que permiten su comunicación con su Ayuntamiento vía web: Registro Telemático: permite registrar, para diferentes procedimientos, las solicitudes de entrada de información del ciudadano, como parte del Registro, al que se vuelcan los apuntes válidos. Pago Electrónico: permite el pago de tributos, tasas etc., a través de un canal telemático, sin necesidad de desplazarse ni a las oficinas del Ayuntamiento, ni a una oficina de una entidad financiera. Sigem está integrado con la plataforma de pago de red.es, y su desarrollo basado en Servicios Web le permite integrarse con otras plataformas de pago. Testigos Digitales: permite el intercambio de certificados acreditativos de alguna circunstancia referente al administrado y entre diferentes organismos públicos. Notificación Telemática: permite al ciudadano recibir este tipo de notificación como alternativa a la notificación postal tradicional. SIGEM se integra, por defecto, con el servicio SNTS del MAP, y los Servicios Web permiten que se integre con otros servicios de notificación telemática. Gestión de Expedientes. Aplicación que permite la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos que se tramitan en las Entidades Locales. La Gestión de Expedientes en Sigem incorpora: Catálogo de Procedimientos. Herramienta que permite el modelado de Procedimientos, así como el diseño de Fases y Trámites. A su vez, cada trámite se descompone en actividades, que tienen una documentación asociada (normalizada y reutilizable), que ha podido ser entregada por el ciudadano o generada por la propia administración. Motor de Workflow. Sistema BPM (Business Process Management) que da soporte a los flujos de datos y documentos de la organización. Es el encargado de mantener las bandejas de entrada de los usuarios (tramitadores) del sistema (work queues), canalizar cada caso al participante que corresponda, notificar la expiración de plazos, etc. Entorno de Tramitación. La aplicación de tramitación es la “cara visible” de la gestión de expedientes para los usuarios, y el entorno que les permite realizar las tareas necesarias para realizar su trabajo, mediante la implementación de las siguientes funcionalidades: Muestra a los usuarios los expedientes de cuya gestión se encargan, y les permite su organización. Proporciona un sistema de búsqueda. Permite consultar los datos y documentos de cada expediente. Proporciona un listado de expedientes abiertos y pendientes, responsabilidad de un determinado usuario o departamento. Proporciona un sistema de avisos. Entorno de Publicación. Creación de un modelo de datos específico, alimentado automáticamente por el sistema de Gestión de Expedientes, cuyos requisitos y objetivos son: Informar al ciudadano del estado actual de sus expedientes y fases que le quedan para finalizarlo. Proporcionar seguridad en la información que se publique de la tramitación, cumpliendo los requisitos de confidencialidad y exactitud. Archivo. Aplicación para el archivo electrónico de la documentación del organismo, de acuerdo a las normas de descripción y categorización definidas para los archivos. Esta aplicación: Provee al gestor de archivos de una herramienta para realizar las funciones de: Descripción o Ficha del Expediente, conteniendo los datos más significativos del mismo: Título, Contenido y Fechas Gestión de series, préstamos, transferencias, fondos y depósitos. Gestión de expurgos y custodia. Gestión de usuarios, órganos, roles, grupos y listas de acceso. Facilita información y servicios a los usuarios del Archivo, y a los interesados que requieran información de antecedentes. Permite la impresión de listados de los resultados de consultas y búsquedas. Permite la trazabilidad y auditoría de actuaciones. Garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos gestionados por la aplicación. Se adecúa a las siguientes especificaciones: Norma ISO 15489, de Sistemas de gestión de documentos. Norma ISO 14721, de Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo. MoReq, (Modelo de Requisitos para los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de Archivo). Normas internacionales de descripción archivística ISAD (G) y en su caso ISAAR-CPF.
Sigem realiza diferentes actuaciones en función del área hacia la que vaya destinada:
Registro.
Aplicación de registro de documentos de entrada/salida, basada en la normativa Sicres v3, que permite las siguientes funcionalidades:
Tramitación Electrónica.
Conjunto de servicios a disposición del ciudadano que permiten su comunicación con su Ayuntamiento vía web:
Gestión de Expedientes.
Aplicación que permite la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos que se tramitan en las Entidades Locales. La Gestión de Expedientes en Sigem incorpora:
Catálogo de Procedimientos.
Herramienta que permite el modelado de Procedimientos, así como el diseño de Fases y Trámites. A su vez, cada trámite se descompone en actividades, que tienen una documentación asociada (normalizada y reutilizable), que ha podido ser entregada por el ciudadano o generada por la propia administración.
Motor de Workflow.
Sistema BPM (Business Process Management) que da soporte a los flujos de datos y documentos de la organización. Es el encargado de mantener las bandejas de entrada de los usuarios (tramitadores) del sistema (work queues), canalizar cada caso al participante que corresponda, notificar la expiración de plazos, etc.
Entorno de Tramitación.
La aplicación de tramitación es la “cara visible” de la gestión de expedientes para los usuarios, y el entorno que les permite realizar las tareas necesarias para realizar su trabajo, mediante la implementación de las siguientes funcionalidades:
Entorno de Publicación.
Creación de un modelo de datos específico, alimentado automáticamente por el sistema de Gestión de Expedientes, cuyos requisitos y objetivos son:
Archivo.
Aplicación para el archivo electrónico de la documentación del organismo, de acuerdo a las normas de descripción y categorización definidas para los archivos. Esta aplicación:
Provee al gestor de archivos de una herramienta para realizar las funciones de:
Facilita información y servicios a los usuarios del Archivo, y a los interesados que requieran información de antecedentes.
Permite la impresión de listados de los resultados de consultas y búsquedas.
Permite la trazabilidad y auditoría de actuaciones.
Garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos gestionados por la aplicación.
Se adecúa a las siguientes especificaciones: